Wydział Komunikacji Społecznej Urzędu Marszałkowego Województwa Dolnośląskiego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych przygotowuje postępowanie na usługę publikacji materiałów informacyjno-promocyjnych, do którego wymagana jest wstępna analiza/badanie rynku czyli szacowanie wartości zamówienia (to działanie nie kończy się umową, służy jedynie oszacowaniu wartości przyszłego zamówienia).
Kalkulacja powinna zawierać ryczałtową kwotę netto i brutto za pojedynczą usługę związaną z publikacją jednego materiału informacyjno-promocyjnego przy zastosowaniu/zachowaniu wyszczególnionych poniżej wymagań oraz całkowitą wartość netto i brutto całego zamówienia czyli 10 publikacji przy zastosowaniu/zachowaniu wyszczególnionych poniżej wymagań:

1. Przedmiotem umowy będzie:

1.1. Skład, korekta i publikacja 10 jednostronicowych materiałów informacjo–promocyjnych (zwanych dalej materiałami) w piątkowym wydaniu gazety codziennej obejmującej swym zasięgiem całe województwo dolnośląskie;

1.2. Skład, korekta i publikacja 10 jednostronicowych materiałów na łamach tygodników lokalnych obejmujących swym zasięgiem co najmniej 10 powiatów i/lub miast na prawach powiatów województwa dolnośląskiego;

1.3. Publikacja na stronie głównej internetowego wydania gazety codziennej wszystkich 10 materiałów opublikowanych w wydaniu papierowym;

1.4. Publikacja linków do wymienionych w punkcie 1.3 materiałów na profilu społecznościowym gazety codziennej;

1.5. Publikacja na stronie głównej internetowych wydań tygodników lokalnych wszystkich 10 materiałów opublikowanych w wydaniach papierowych;

1.6. Publikacja linków do wymienionych w punkcie 1.5 materiałów na profilach społecznościowych tygodników lokalnych, jeśli takowe posiadają.

2. Wymagania dotyczące realizacji przedmiotu umowy

2.1. W przypadku publikacji w wydaniach papierowych gazety codziennej i tygodników lokalnych materiały zostaną opublikowane na stronach redakcyjnych poświęconych tematyce regionalnej;

2.2. W przypadku publikacji na stronie głównej internetowego wydania gazety codziennej i tygodników lokalnych materiały zostaną opublikowane w widocznym miejscu, w sekcji poświęconej aktualnym informacjom i będą znajdować się tam minimum 48 godzin od publikacji.

3. Wymagania dotyczące nakładu

3.1. Każdy z 10 jednostronicowych materiałów zostanie opublikowany na łamach gazety codziennej o zasięgu obejmującym całe województwo dolnośląskie i o nakładzie nie mniejszym niż 8 tys. egzemplarzy.

3.2 Każdy z 10jednostronicowych materiałów zostanie opublikowany na łamach tygodników lokalnych, wydawanych na terenie województwa dolnośląskiego, o łącznym zasięgu obejmującym co najmniej 10 powiatówi/lub miast na prawach powiatu i o łącznym nakładzie nie mniejszym niż 5 tys. egzemplarzy.

4. Obowiązki Wykonawcy

Wykonawca zobowiązany jest do wykonania następujących usług dla każdej z publikacji:

4.1. Skład, korekta i obróbka materiałów – tekstów, wykresów i zdjęć przesłanych przez Zamawiającego;

4.2. przygotowanie materiału do druku (DTP);

4.3. przesłanie Zamawiającemu do akceptacji makiety strony z materiałami; Wykonawca każdorazowo zobowiązany jest nanieść uwagi Zamawiającego i przesłać makietę do ponownej/ostatecznej akceptacji; brak akceptacji materiałów przez Zamawiającego, będzie skutkował publikacją na koszt Wykonawcy;

4.4. druk materiałów na łamach gazety codziennej i tygodników lokalnych;

4.5. zamieszczenie opublikowanych materiałów na stronie głównej internetowego wydania oferowanej gazety codziennej;

4.6. zamieszczenie opublikowanych materiałów na stronach głównych internetowych wydań oferowanych tygodników lokalnych;

4.7. zamieszczenie na profilu społecznościowym oferowanej gazety codziennej linków do materiałów opublikowanych na stronie internetowej w/w gazety;

4.8. zamieszczenie na profilach społecznościowych oferowanych tygodników lokalnych linków do materiałów opublikowanych na stronach internetowych w/w tygodników jeśli takowe posiadają;

4.9. przekazanie Zamawiającemu wszystkich opublikowanych materiałów w wersji elektronicznej;

4.10. w trakcie realizacji umowy Wykonawca przygotuje raporty okresowe podsumowujące zakres miesięczny cyklu publikacji materiałów. Na zakończenie realizacji umowy Wykonawca przygotuje raport końcowy, zawierający podsumowanie prac w całym okresie realizacji umowy. Raport okresowy będzie przygotowany np. w formie pliku Word, a raport końcowy będzie przygotowany w formie prezentacji zapisanej np. w pliku ppt., lub innym uzgodnionym z Zamawiającym formacie oraz przekazany w formie elektronicznej na wskazany przez Zamawiającego adres e-mail. Na podstawie poprawnie opracowanego raportu okresowego oraz raportu końcowego Zamawiający podpisze protokoły odbioru stwierdzające przyjęcie bez zastrzeżeń przeprowadzonych przez Wykonawcę działań i prawidłową częściową realizację usługi.

5. Termin realizacji

5.1. Wykonawca zrealizuje przedmiot umowy w okresie do 3 miesięcy od podpisania umowy.

5.2. Szczegółowy harmonogram publikacji zostanie ustalony między Zamawiającym i Wykonawcą mailowo lub telefonicznie.

6. Wykonawca zobowiązany jest wyznaczyć osobę, która będzie koordynowała prace związane z realizacją przedmiotu umowy.

7. Publikacje powstałe w wyniku wykonania usługi przez Wykonawcę powinny być dostępne dla użytkowników z niepełnosprawnością: w przypadku materiałów opublikowanych na stronach internetowych zabronione jest zamieszczanie plików PDF zawierających skany dokumentów jako obraz.

8. Cena usługi jest objęta 23% podatkiem VAT.