Zamówienie dotyczyć będzie kompleksowej organizacji konferencji oraz przygotowania i dostarczenia materiałów dodatkowych. 

W ramach zamówienia wykonawca ma zorganizować :
- Konferencję na 120-150 osób . Planowany termin wydarzenia ostatni tydzień października 2025.
W ramach zamówienia wykonawca ma zapewnić:
• Klimatyzowaną sale na 150 os. w układzie teatralnym wraz z niezbędnym wyposażeniem i sprzętem audiowizualnym na terenie Wrocławia;

• Podwyższenie/scenę na którym występować będą prelegenci;
• Szatnię z obsługą;
• Parking dla gości konferencji (minimum 75 miejsc parkingowych dla gości oraz 15 dla organizatorów);

• Catering dla 100-150 osób wraz z obsługą kelnerską (przerwa kawowa ciągła- słodkie i słone przekąski w formie monnoporcji, napoje ciepłe i zimne; ciepły posiłek w połowie konferencji, możliwy do zjedzenia na stojąco - np. zupa krem z grzankami; obiad na zakończenie konferencji)
• Noclegi ze śniadaniem dla prelegentów spoza Dolnego Śląska, w hotelu przynajmniej trzygwiazdkowym, zjadającym się nie dalej niż 700m od miejsca organizacji konferencji (3-7 osób - 1 doba hotelowa);
 Wykonawca zobowiązuje się do organizacji wydarzeń w obiektach, w którym nie występują bariery architektoniczne dla osób z niepełnosprawnościami dzięki czemu będzie on dostępny dla wszystkich odbiorców.

Dodatkowo wykonawca w ramach realizacji zamawiania przygotuje i dostarczy Zamawiającemu niezbędne do zrealizowania wydarzeń: materiały promocyjne z logo Dolnego Śląska oraz materiały drukowane (agendę wydarzenia A4 ok. 200szt.,zaproszenia A5 ok. 50 szt., identyfikatory ok. 200szt.).

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym pliku.

79952000-2 Usługi w zakresie organizacji imprez – ok. 65%

39294100-0 Artykuły informacyjne i promocyjne – ok. 25%

22100000-1 - Drukowane książki, broszury i ulotki – ok. 10%

 
Zamawiający może na każdym etapie postępowania unieważnić zapytanie ofertowe bez podawania przyczyny. Zamawiający zaleca wykorzystanie formularza ofertowego załączonego do niniejszego zapytania ofertowego. Wszystkie pytania odnośnie zapytania ofertowego prosimy kierować na platformę. 

Analiza rynku przeprowadzona jest w celu wyceny wartości zamówienia Zamawiający nie zamierza podpisać umowy z żadnym z wykonawców zgłoszonych w trakcie przeprowadzenia tego postępowania. 

Przetarg pozwalający na wyłonienie Wykonawcy do realizacji tego zamówienia zostanie ogłoszony w późniejszym terminie.