ZAPYTANIE OFERTOWE:

Usługa codziennego monitoringu mediów - prasy, radia, telewizji, telewizji internetowej oraz mediów społecznościowych i portali informacyjnych - z zakresu działalności Samorządu Województwa Dolnośląskiego.

Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego zaprasza do złożenia oferty na wykonanie usługi codziennego monitoringu prasy, radia, telewizji, telewizji internetowej oraz mediów społecznościowych i portali informacyjnych zgodnie ze Szczegółowym opisem przedmiotu usługi stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.

I. Szczegółowy opis przedmiotu usługi (Załącznik nr 1):

1. usługa monitoringu mediów, w tym prasy, radia, telewizji, telewizji internetowej oraz mediów społecznościowych dla 10 tematów/haseł stałych oraz 4 tematów/haseł rotacyjnych, ustalanych na bieżąco (całościowa lista haseł do docelowej współpracy będzie przekazana przy procedowaniu umowy, po zakończeniu postępowania zakupowego)

2. codzienne przesłanie efektów monitoringu w formie zestawienia/przeglądu monitoringu mediów – prasa ogólnopolska, regionalna i lokalna, radio, telewizja, telewizja internetowa, media społecznościowe, portale informacyjne - na wskazanych adresów mailowych od poniedziałku do piątku do godziny 7:30 przy założeniu, że zestawienie z soboty i niedzieli znajdzie się w poniedziałkowym zestawieniu/przeglądzie

3. przesyłane zestawienie/przegląd nie powinien być większy niż 10 Mb

4. zamieszczanie przygotowanych zestawień/przeglądów wraz z cytowanymi informacjami, wyszukanymi zgodnie z zakresem zlecenia na platformie chronionej przed niepowołanymi publicznym dostępem oraz dostęp do tych treści dla 4 uprawnionych użytkowników. Możliwość generowania przez tych użytkowników raportów za dowolnie wybrany monitorowany okres, dla dowolnie wybranego hasła z wytypowanych 10 do monitorowania, z uwzględnieniem:  

· danych dotyczących liczby wzmianek o monitorowanym haśle we wskazanym okresie |
· szacunkowej wartość AVE 
· możliwości wyodrębnienia liczby wzmianek o monitorowanym haśle ze względu na źródło- prasa, radio, TV, internet, media społecznościowe 
· informacji nt. liczby pojawiania się monitorowanego hasła w pozostałych, poza dolnośląskim, województwach.

5. platforma będzie zawierała mechanizm pozwalający na sortowanie poszczególnych publikacji wg ustalonych kryteriów oraz ich przeszukiwanie z zastosowaniem tzw. zapytania kontekstowego, umożlwiającego wyszukiwanie określonych wyrażeń i/lub słów w dowolnej odmienionej formie.

II. Termin realizacji przedmiotu usługi: 
– rozpoczęcie: orientacyjnie od 20 stycznia 2025r. 
– zakończenie: do 20 grudnia 2025r.

III. Pytania dotyczące w/w Zapytania ofertowego należy składać wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.

IV. Wymagane/obowiązkowe elementy składanej oferty:

1. oświadczenie Oferenta dotyczące zgody na bezpłatny okres testowy (do 5 dni roboczych) zestawienia/przeglądu dla 10 haseł wskazanych przez Zamawiającego oraz zgody na prezentację serwisu (Platformy) w formie testowego dostępu w terminie wskazanym przez Zamawiającego (Załącznik nr 2);

2. wizualizacja przykładowego zestawienia monitoringu mediów/przeglądu np. w formacie pdf lub jpg.;

3. lista nr 1: wiążąca, aktualna lista zawierająca zestawienie wszystkich monitorowanych przez Oferenta mediów wraz z listą monitorowanych profili społecznościowych;

4. lista nr 2: wiążąca, aktualna lista zawierająca wyłącznie zestawienie monitorowanych dolnośląskich mediów (w podziale na: prasa – tygodniki, dwutygodniki, radio, TV, portale informacyjne);

5. kosztu całkowitego netto oraz brutto usługi monitoringu mediów wraz z dostępem do platformy w określonym w Zapytaniu ofertowym terminie realizacji usługi, czyli za opracowywanie i dostarczanie przeglądu oraz dostęp do platformy w terminie - określonym orientacyjnie: od 20 stycznia 2025 roku do 20 grudnia 2025r. w rozbiciu na 12 transz. W cenie należy ująć wszelkie koszty dodatkowe, jakie poniesie Oferent w związku z realizacją usługi. (Załącznik nr 3).

Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Zamawiającego do przyjęcia którejkolwiek z ofert.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 
- rozpatrzenia wyłącznie ofert złożonych z wszystkich wymaganych w punkcie IV Zapytania ofertowego elementów 
- rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert 
- do możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy 
- do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub w części 
- do przesunięcia terminu wpływu pytań, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert 
- do zmiany warunków Zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.

Dodatkowo Zamawiający informuje, że Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego zawiera umowy według własnych projektów umów stosowanych w UMWD.