ZAPYTANIE OFERTOWE:

Usługa codziennego monitoringu mediów - prasy, radia, telewizji, telewizji internetowej oraz mediów społecznościowych - z zakresu działalności Samorządu Województwa Dolnośląskiego.

Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego, zaprasza do złożenia oferty na wykonanie usługi codziennego monitoringu prasy, radia, telewizji, telewizji internetowej oraz mediów społecznościowych zgodnie ze Szczegółowym opisem przedmiotu usługi stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.

I. Szczegółowy opis przedmiotu usługi (Załącznik nr 1):

1. usługa monitoringu mediów, w tym prasy, radia, telewizji, telewizji internetowej oraz mediów społecznościowych dla 10 tematów/haseł stałych oraz 4 tematów/haseł rotacyjnych, ustalanych na bieżąco (całościowa lista haseł do docelowej współpracy będzie przekazana przy procedowaniu umowy, po zakończeniu postępowania zakupowego)

2. codzienne przesłanie efektów monitoringu w formie zestawienia/przeglądu monitoringu mediów – prasa ogólnopolska, regionalna i lokalna, radio, telewizja, telewizja internetowa, media społecznościowe - na 8 wskazanych adresów mailowych od poniedziałku do piątku do godziny 7:30 przy założeniu, że zestawienie z soboty i niedzieli znajdzie się w poniedziałkowym zestawieniu/przeglądzie

3. przesyłane zestawienie/przegląd nie powinien być większy niż 10 Mb

4. zamieszczanie przygotowanych zestawień/przeglądów wraz z cytowanymi informacjami, wyszukanymi zgodnie z zakresem zlecenia na platformie chronionej przed niepowołanymi publicznym dostępem oraz dostęp do tych treści dla 4 uprawnionych użytkowników. Możliwość generowania przez tych użytkowników raportów za dowolnie wybrany monitorowany okres, dla dowolnie wybranego hasła z wytypowanych 10 do monitorowania, z uwzględnieniem:
· danych dotyczących liczby wzmianek o monitorowanym haśle we wskazanym okresie
· szacunkowej wartość AVE
· możliwości wyodrębnienia liczby wzmianek o monitorowanym haśle ze względu na źródło- prasa, radio, TV, internet, media społecznościowe
· informacji nt. liczby pojawiania się monitorowanego hasła w pozostałych, poza dolnośląskim, województwach.

5. platforma będzie zawierała mechanizm pozwalający na sortowanie poszczególnych publikacji wg ustalonych kryteriów oraz ich przeszukiwanie z zastosowaniem tzw. zapytania kontekstowego, umożlwiającego wyszukiwanie określonych wyrażeń i/lub słów w dowolnej odmienionej formie.

II. Termin realizacji przedmiotu usługi: 

– rozpoczęcie: orientacyjnie od 20 stycznia 2024r.
– zakończenie: do 20 grudnia 2024r.

III. Pytania dotyczące w/w Zapytania ofertowego należy składać wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.

IV. Wymagane/obowiązkowe elementy składanej oferty:

1. oświadczenie Oferenta dotyczące zgody na bezpłatny okres testowy (do 5 dni roboczych) zestawienia/przeglądu dla 10 haseł wskazanych przez Zamawiającego oraz zgody na prezentację serwisu (Platformy) w formie testowego dostępu w terminie wskazanym przez Zamawiającego (Załącznik nr 2);

2. wizualizacja przykładowego zestawienia monitoringu mediów/przeglądu np. w formacie pdf lub jpg.;

3. lista nr 1: wiążąca, aktualna lista zawierająca zestawienie wszystkich monitorowanych przez Oferenta mediów wraz z listą monitorowanych profili społecznościowych;

4. lista nr 2: wiążąca, aktualna lista zawierająca wyłącznie zestawienie monitorowanych dolnośląskich mediów (w podziale na: prasa – tygodniki, dwutygodniki, radio, TV, portale informacyjne);

5. oświadczenie Oferenta, że na liście monitorowanych przez niego mediów w dniu składania oferty znajduje się co najmniej 15 dolnośląskich tygodników lokalnych tj. gazet/tygodników wydawanych w wersji papierowej (należy wymienić ich tytuły) oraz, że w 2024 roku Oferent monitorować będzie stale co najmniej 15 dolnośląskich tygodników lokalnych, tj. gazet/tygodników wydawanych w wersji papierowej;

6. kosztu całkowitego netto oraz brutto usługi monitoringu mediów wraz z dostępem do platformy w określonym w Zapytaniu ofertowym terminie realizacji usługi, czyli za opracowywanie i dostarczanie przeglądu oraz dostęp do platformy w terminie - określonym orientacyjnie: od 20 stycznia 2024 roku do 20 grudnia 2024r. w rozbiciu na 12 transz. W cenie należy ująć wszelkie koszty dodatkowe, jakie poniesie Oferent w związku z realizacją usługi. (Załącznik nr 3).

Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Zamawiającego do przyjęcia którejkolwiek z ofert.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 
- rozpatrzenia wyłącznie ofert złożonych z wszystkich wymaganych w punkcie IV Zapytania ofertowego elementów
- rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert
- do możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy 
- do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub w części
- do przesunięcia terminu wpływu pytań, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert 
- do zmiany warunków Zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.

Dodatkowo Zamawiający informuje, że Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego zawiera umowy według własnych projektów umów stosowanych w UMWD.

1. Wykorzystujemy platformę zakupową Logintrade jako narzędzie do kontaktów z wykonawcami.
2. Rejestracja w bazie wykonawców, przeglądanie ogłoszeń oraz składanie ofert handlowych jest bezpłatne.
3. Jeśli nie posiadasz konta na platformie zakupowej Logintrade, zarejestruj się w bazie wykonawców w celu otrzymania loginu i hasła do swojego konta. Jedno konto wykonawcy umożliwia otrzymywanie ogłoszeń od wielu Zamawiających.
4. Regulamin Platformy zakupowej jest dostępny w panelu rejestracyjnym.