Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego przygotowuje się do postępowania (które rozpocznie się w 2024 roku), zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, na usługę publikacji jednostronicowych materiałów informacyjno-promocyjnych w dolnośląskich płatnych tygodnikach lokalnych. Pierwszym działaniem w tym postepowaniu jest wstępne oszacowanie wartości zamówienia, stąd prośba o przedstawienie szacunkowej kalkulacji do usługi, zgodnie z poniższymi wymaganiami.

Proszę o oszacowanie kosztów, przy założeniu, że:

1. Przedmiotem umowy będzie:

1.1. Skład i publikacja 15 jednostronicowych materiałów informacyjno-promocyjnych (zwanych dalej materiałami) na łamach minimum 9. wydawanych papierowo płatnych tygodników lokalnych ukazujących się na Dolnym Śląsku(Zamawiający wyklucza tygodniki bezpłatne).

1.2. Publikacja na stronach internetowych oferowanych tygodników lokalnych wszystkich opublikowanych materiałów w sekcji aktualności/informacje;

1.3. Publikacja linków do wymienionych w punkcie 1.2. materiałów na profilach społecznościowych oferowanych tygodników (jeśli takowe posiadają).

2. Wymagania dotyczące realizacji przedmiotu umowy:

2.1. W przypadku publikacji w wydaniach papierowych tygodników lokalnych materiały zostaną opublikowane na stronach redakcyjnych poświęconych tematyce regionalnej;

2.2. W przypadku publikacji na stronie internetowej tygodników lokalnych materiały zostaną opublikowane w widocznym miejscu na stronie głównej, w sekcji poświęconej aktualnym informacjom i będą znajdować się tam minimum 72 godziny od publikacji.

3. Wymagania dotyczące nakładu:

3.1 Każdy z 15 jednostronicowych materiałów zostanie opublikowany na łamach płatnych tygodników lokalnych, wydawanych na terenie województwa dolnośląskiego,
o łącznym nakładzie nie mniejszym niż 20 tys. egzemplarzy, przy czym nakład jednego tygodnika nie może być niższy niż 1 tys. egzemplarzy.

4. Obowiązki Wykonawcy:

Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania następujących usług dla każdej z publikacji:

4.1. Skład, korekta i obróbka materiałów – tekstów, wykresów i zdjęć przesłanych przez Zamawiającego;

4.2. przygotowanie materiałów do druku (DTP);

4.3. przesłanie Zamawiającemu do akceptacji makiety strony z materiałami; Wykonawca każdorazowo zobowiązany będzie nanieść uwagi Zamawiającego i przesłać makietę do ponownej/ostatecznej akceptacji; Brak akceptacji materiałów przez Zamawiającego, będzie skutkował publikacją na koszt Wykonawcy;

4.4. druk materiałów na łamach tygodników lokalnych;

4.5. zamieszczenie opublikowanych materiałów na stronach internetowych tygodników lokalnych;

4.6 zamieszczenie na profilach społecznościowych linków do opublikowanych materiałów na stronach internetowych tygodników lokalnych;

4.7. przekazanie Zamawiającemu wszystkich publikowanych materiałów w wersji elektronicznej.

4.8. w trakcie realizacji umowy Wykonawca przygotuje raporty okresowe podsumowujące zakres miesięczny cyklu publikacji materiałów. Na zakończenie realizacji umowy Wykonawca przygotuje raport końcowy, zawierający podsumowanie prac w całym okresie realizacji umowy. Raport okresowy będzie przygotowany np. w formie pliku Word, a raport końcowy będzie przygotowany w formie prezentacji zapisanej np. w pliku ppt., lub innym uzgodnionym z Zamawiającym formacie oraz przekazany w formie elektronicznej na wskazany przez Zamawiającego adres e-mail. Na podstawie poprawnie opracowanego raportu okresowego oraz raportu końcowego Zamawiający podpisze protokoły odbioru stwierdzające przyjęcie bez zastrzeżeń przeprowadzonych przez Wykonawcę działań i prawidłową częściową realizację usługi.

5. Termin realizacji:

5.1. Wykonawca zrealizuje przedmiot umowy w terminie od daty podpisania umowy do 15 grudnia 2024r.

5.2. Szczegółowy harmonogram publikacji będzie ustalony między Zamawiającym i Wykonawcą mailowo lub telefonicznie.

6. Koordynator:

6.1 Wykonawca zobowiązany jest wyznaczyć osobę, która będzie koordynowała prace związane z realizacją przedmiotu umowy.

7. Dostępność dla użytkowników z niepełnosprawnością:

7.1 Publikacje powstałe w wyniku wykonania usługi przez Wykonawcę powinny być dostępne dla użytkowników z niepełnosprawnością: w przypadku materiałów prasowych opublikowanych na stronie internetowej zabronione jest zamieszczanie plików PDF zawierających skany dokumentów jako obraz.

8. Podatek VAT:

8.1. Cena usługi objęta 23% podatkiem VAT.

Przedstawienie szacunkowej kalkulacji, która będzie pokazywała ryczałtową kwotę netto/brutto za pojedynczą usługę/publikację oraz całkowitą wartość netto i brutto, przy zastosowaniu wskazanych powyżej wymagań zgodnie z FORMULARZEM/ZAŁACZNIKIEM NR 1.