URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA DOLNOŚLĄSKIEGO zaprasza wszystkie podmioty spełniające określone poniżej warunki do złożenia oferty na usługę kompleksowej obsługi filmowej, transmisji online i sesji fotograficznych. 

Zapytanie ofertowe jest prowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego regulowanego ustawą z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych.

I. Zamawiający:

II. Tytuł zamówienia: 
Realizacja filmowych materiałów informacyjno–promocyjnych wg scenariusza przygotowanego przez Zamawiającego, transmisji online konferencji prasowych i wydarzeń z udziałem przedstawicieli Samorządu Województwa Dolnośląskiego oraz sesji fotograficznych na terenie Dolnego Śląska.

III. Termin składania ofert:
Oferty należy składać do dnia 3.02.2023r.

IV. Miejsce składania ofert:
Ofertę należy składać wyłącznie za pośrednictwem Platformy Logintrade.

V. Opis przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa filmowa, realizacja transmisji on-line, realizacja sesji fotograficznych obejmująca:
· realizację 17 filmowych materiałów informacyjno-promocyjnych o długości do 200 sekund
· realizację 5 filmowych materiałów informacyjno-promocyjnych o długości do 200 sekund z użyciem drona 
· montaż 4 materiałów filmowych o długości do 200 sekund w oparciu o gotowe ujęcia dostarczone przez Zleceniodawcę
· realizacja 11 transmisji online z konferencji i wydarzeń na terenie Dolnego Śląska
· realizację 6 sesji fotograficznych stacjonarnych i w plenerze na terenie Dolnego Śląska
· dostarczenie powstałych materiałów filmowych do siedziby Zamawiającego (np. w formie plików drogą elektroniczną)
· kontakt z Zamawiającym w celu ustalenia kwestii organizacyjnych (data, miejsce i godzina nagrań, osoby do nagrań itp.),
· transport do miejsc realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewnia sobie we własnym zakresie (część realizacji we Wrocławiu, część na terenie Dolnego Śląska).

2. Szczegółowy Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 Opis przedmiotu zamówienia.

3. Termin realizacji zamówienia: od dnia zawarcia Umowy do dnia 20 grudnia 2023 r.

4. Kontakt z Zamawiającym: wykonawca w ofercie wskaże Zamawiającemu osobę odpowiedzialną za obsługę całości zamówienia i poda dane kontaktowe tej osoby (lub osoby zastępującej).  Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie związane z zamówieniem i jakością świadczonych usług.

 VI. Warunki udziału w postępowaniu i dokumenty składające się na ofertę: 

1. Wykonawca musi spełniać łącznie następujące warunki: 
1) Zaakceptować bez zastrzeżeń wszystkie warunki niniejszego Zapytania.
2) Posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
3) Posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do należytego i terminowego wykonania zamówienia. Zamawiający uzna warunek doświadczenia za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – to, że w tym okresie, należycie wykonał zamówienia dla co najmniej 3 różnych Zamawiających/Podmiotów polegające na:

a) wykonaniu w sumie co najmniej 3 filmów/materiałów filmowych stanowiących zamkniętą całość o charakterze promocyjnym lub informacyjnym, z czego: 
· w co najmniej 1 z tych filmów/materiałów filmowych znajdowały się animacje otwierające lub zamykające film wykonane przez Wykonawcę,
· w co najmniej 1 z tych filmów/materiałów filmowych znajdowały się wypowiedzi 2-3 osób, bohaterów filmu,
· w co najmniej 1 z tych filmów/materiałów filmowych znajdowały się ujęcia z drona wykonane przez Wykonawcę;

b) wykonaniu co najmniej 2 filmów/materiałów filmów będących relacją z różnych wydarzeń lub uroczystości, z czego:
· w co najmniej 1 z tych filmów/materiałów filmowych znajdowały się wypowiedzi 2-3 osób, bohaterów filmu
· w co najmniej 1 z tych filmów znajdowały się animacje otwierające lub zamykające film wykonane przez Wykonawcę;

c) przeprowadzeniu co najmniej 3 transmisji online z różnych wydarzeń lub uroczystości,
d) realizacji co najmniej 3 sesji zdjęciowych sytuacyjnych i plenerowych,
e) łączna wartość zamówień, w ramach których zrealizowano m.in. wskazane w lit. a-d elementy wynosiła co najmniej 60 000,00 zł brutto.

4) Przedstawić Materiały do oceny (Załącznik nr 4) zgodnie z Dz. VI ustęp 2. punkt 4) Zapytania ofertowego (poniżej).

5) Znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie całości zamówienia.

6) Wykonawca niespełniający warunków zostanie z postępowania wykluczony. Spełnianie warunków udziału w postępowaniu będzie ocenianie na zasadzie spełnia/nie spełnia.

7) Ocena spełnienia ww. warunków zostanie dokonana na podstawie informacji zawartych w Oświadczeniu Wykonawcy (Załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy) oraz załączonych do oferty dokumentów/referencji i materiałów/załączników.

2. Wykaz dokumentów składających się na ofertę: 
1) Wypełniony i podpisany: formularz Oferty cenowej stanowiący Załącznik nr 3
2) Wypełnione i podpisane: Oświadczenie Wykonawcy stanowiące Załącznik nr 2
3) Referencje/załączniki lub inne dokumenty pochodzące odco najmniej 3 różnych Zamawiających/Podmiotów potwierdzające należyte wykonanie zamówienia (zgodnie z Działem VI ustęp 1, punkt 3) podpunkty a-e) dla co najmniej 3 różnych Zamawiających/Podmiotów.

4) Materiały do oceny stanowiące Załącznik nr 4w formie aktywnych linków do pobrania plików, na które składają się:

a) 1 film o charakterze promocyjnym lub informacyjnym (czas trwania od 2 do 4 min.), w którym znajdują się m.in. animacje otwierające lub zamykające film oraz ujęcia z drona wykonane przez Wykonawcę,

b) 1 film będący relacją z wydarzenia lub uroczystości (czas trwania od 2 do 4 min.), w którym znajdują się wypowiedzi 2-3 osób, bohaterów filmuz podpisami i transkrypcją, animacje otwierające lub zamykające film wykonane przez Wykonawcę,

c) aktywny link/linki do 4 zdjęć, w tym do 2 zdjęć sytuacyjnych i do 2 zdjęć plenerowych wykonanych przez Wykonawcę,

d) nazwy plików powinny być sformułowane w taki sposób, aby Zamawiający mógł bez trudu powiązać pliki z ww. materiałami;

e) w przypadku, gdy linki lub pliki nie będą się otwierać, Wykonawca zostanie wezwany do przesłania działających linków lub plików. Jeżeli Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie nie prześle działających linków lub plików w wyznaczonym przez Zamawiającego w wezwaniu terminie, jego oferta zostanie odrzucona.

5) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert.

6) Pełnomocnictwo / Pełnomocnictwa dla osoby / osób podpisujących ofertę, jeżeli umocowanie tych osób do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy nie wynika z dokumentów rejestracyjnych firmy.

7) Oferty niekompletne nie będą rozpatrywane.

8) Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
a) jej treść lub sposób złożenia nie odpowiada treści Zapytania ofertowego, z tym zastrzeżeniem, że Zamawiający ma prawo poprawiać w ofercie oczywiste omyłki pisarskie lub oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek. Zamawiający ma prawo również poprawiać inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona – Wykonawca w takim przypadku ma 3 dni na to, by nie wyrazić zgody na poprawienie takiej omyłki. Jeżeli Wykonawca nie wyrazi zgody w tym terminie na poprawienie innej omyłki jego oferta podlega odrzuceniu;

b) została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

VII. Kryteria oceny ofert i ich wagi:

1. Ocenie według poniższych kryteriów będą podlegać tylko oferty nieodrzucone oraz spełniające wszystkie wymogi formalne określone w zapytaniu ofertowym.

2. Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o kryteria:

3. Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która otrzyma najwyższą liczbę punktów.

4. Maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać oceniana oferta to 100 pkt.

6. Kryterium Cena – 40 % (40 pkt.)

W kryterium „cena” ocena ofert będzie przebiegała zgodnie z następującym wzorem: 

najniższa cena brutto oferowana za całość zamówienia brutto

Liczba punktów = ------------------------------------------------------------------------- x 40 cena brutto oferty badanej

a) Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku,

b) Maksymalna liczba punktów, którą może uzyskać oferta w tym kryterium to 40 punktów.

7. Kryterium Doświadczenie zostaną obliczone w następujący sposób:

a) oferta w tym kryterium może uzyskać maksymalnie 60 punktów;
b) ocena zostanie dokonana na podstawie materiałów przekazanych do oceny w formie linków zgodnie z Załącznikiem nr 4 MATERIAŁY DO OCENY zgodnie z opisem w Dz. VI ust. 2 pkt 4) Zapytania ofertowego;
c) punkty w tym kryterium zostaną przyznane przez osoby wyznaczone do oceny ofert przez Zamawiającego, a ostateczną punktacją w tym kryterium będzie średnia arytmetyczna tych ocen;
d) punkty w kryterium Doświadczanie zostaną przyznane na podstawie podkryteriów, tj.: 
· walory techniczne 1 i 2 materiału filmowego – w tym podkryterium Zamawiający będzie oceniał m.in. jakość dźwięku, jakość obrazu, jakość montażu i prawidłowy montaż dźwięku i obrazu (max 12 punktów za każdy z materiałów czyli w sumie max 24 punkty)
· walory estetyczne/artystyczne 1 i 2 materiału filmowego - w tym podkryterium Zamawiający będzie oceniał m.in. konstrukcję scenariusza, oryginalność ujęć, zgodność sposobu realizacji ujęć z tematyką, montaż, odpowiedni dobór animacji, elementów graficznych oraz muzyki, itp. (max 12 punktów za każdy z materiałów czyli w sumie max 24 punkty)
· walory techniczne i estetyczne 2. zdjęć plenerowych - w tym podkryterium Zamawiający będzie oceniał podejście do prezentowanej na zdjęciu treści, kadrowanie, tło, kompozycję, ostrość, oświetlenie, barwę/kolor, kontrast (max 3 punkty za każde ze zdjęć czyli w sumie max 6 punktów)
· walory techniczne i estetyczne 2. zdjęć sytuacyjnych-w tym podkryterium Zamawiający będzie oceniał podejście do prezentowanej na zdjęciu treści, kadrowanie, tło, kompozycję, ostrość, oświetlenie, barwę/kolor, kontrast (max po 3 punkty za każde ze zdjęć czyli w sumie max 6 punktów)

e) w punktacji od każdej osoby wyznaczonej do oceny ofert Wykonawca może otrzymać od 0 do 60 punktów.

VIII. Pozostałe informacje:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny.

2. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających.

3. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.

4. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert lub treści złożonych oświadczeń lub dokumentów, a także zażądać uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów jeżeli oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia, poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba, że mimo ich złożenia, uzupełnienia, poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Zamawiający może samodzielnie uzupełnić brakujące oświadczenia lub dokumenty, jeżeli jest w ich posiadaniu lub może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych w szczególności rejestrów publicznych.

5. Jeżeli Wykonawca nie złożył wymaganych pełnomocnictw albo złożył wadliwe pełnomocnictwa, Zamawiający wzywa do ich złożenia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

6. Zamawiający może najpierw dokonać oceny ofert, a następnie zbadać, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Jeżeli taki Wykonawca uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może zbadać, czy nie podlega wykluczeniu oraz czy spełnia warunki udziału
w postępowaniu Wykonawca, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert.

7. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Zamawiający może wyjaśnić treść ogłoszenia o zamówieniu lub pozostawić taki wniosek bez rozpoznania.

8. Zapytanie ofertowe może być zmienione przed upływem terminu składania ofert przewidzianym w zapytaniu ofertowym. Zamawiający zamieszcza wyjaśnienia lub zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu zgodnie z trybem publikacji ogłoszenia. Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.

9. Wykonawca może wprowadzać zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonej oferty pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma stosowne zawiadomienie o ich wprowadzeniu przed terminem składania ofert, według takich samych zasad jak składanie oferty.

10.Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać swoją ofertę
z postępowania pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma stosowne zawiadomienie, według takich samych zasad jak składanie oferty.

11.Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, może zastrzec w ofercie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji jeżeli równocześnie wykaże, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Zastrzeżenie winno być wówczas dokonane poprzez złożenie oferty w dwóch częściach opisanych jako „część jawna oferty” i „część tajna oferty”. Oferta złożona bez podziału na części jawną i tajną jest oferta jawną. Wykonawca nie może zastrzec informacji, dotyczących nazwy (firmy) i adresu Wykonawcy, ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofercie.

12.Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

13.Wykonawcy nie są uprawnieni do występowania do Zamawiającego z jakimikolwiek roszczeniami w związku z zapytaniem ofertowym i prowadzonym postępowaniem w ramach projektu, w tym z tytułu poniesionych kosztów i szkód, w szczególności w przypadku unieważnienia postępowania przez Zamawiającego lub wyboru innego Wykonawcy.

14.Zamawiający nie dopuszcza możliwości wnoszenia odwołania od decyzji Zamawiającego podejmowanych w trakcie prowadzonego postępowania.

15. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Zamawiającego do przyjęcia którejkolwiek z ofert.

16. Zamawiający informuje, że w przypadku, gdy w określonym terminie nie wpłynie żadna oferta lub wpłyną mniej niż dwie ważne oferty pochodzące od różnych Wykonawców, dokonuje się wyboru dowolnego Wykonawcy, który spełnia wszystkie kryteria i warunki określone w zapytaniu ofertowym będącym podstawą wyłonienia Wykonawcy.

17. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
- rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert
- do możliwości przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy
- do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub w części
- do przesunięcia terminu wpływu pytań, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert
- do zmiany warunków Zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.

Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego zawiera umowy według własnych projektów umów stosowanych w UMWD.

Załączniki:
1) Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia
2) Załącznik nr 2 – Oświadczenie Wykonawcy
3) Załącznik nr 3 – Oferta cenowa
4) Załącznik nr 4 - Materiały do oceny